Jak prowadzić spotkanie online?

Koronawirus spowodował, że wiele działań przenieśliśmy do sieci i częściowo tak już pewnie zostanie. Dotyczy to także spotkań: tych wewnętrznych np. spotkań zespołowych, planowania, zebrań zarządu czy, jak i zewnętrznych np. rozmów z partnerami projektu, organizacjami, z którymi współpracuje nasza fundacja lub nasze stowarzyszenie.

Uczestniczenie w zdalnych spotkaniach może być męczące: problemy techniczne z połączeniem, wiele osób mówiących na raz, utrudnione czytanie mimiki. Ograniczenie bezpośrednich kontaktów społecznych i konieczność obcowania z innymi przez aplikacje spowodowały u niektórych nawet tzw. syndrom zdalnego zmęczenia (Zoom fatigue syndrome).

Oto nasze dobre praktyk, jak się przygotować do spotkania online:

Naucz się korzystać ze sprzętu

Na początek upewnij się, że masz zainstalowany odpowiedni program i że umiesz go włączyć. Sprawdź, czy Twój mikrofon i słuchawki działają. Koniecznie zrób to przed spotkaniem online – oszczędź swoim rozmówcom patrzenia na Twoją walkę z ustawieniami dźwięku w systemie.

Podłącz się do Internetu

Internet. Oczywista oczywistość? No pewnie! Ale, jak się okazuje, nie dla wszystkich. Jeśli umawiasz się z kimś na rozmowę przez Internet, to sprawdź, czy Twoje połączenie naprawdę działa. Czat Messengera działa w każdych warunkach, przesyłanie dźwięku i obrazu już nie koniecznie. Jeśli więc rozmawiasz z domu, to kwestię stabilnego połączenia z siecią pewnie masz opanowaną, ale jeśli jesteś w kawiarni, na ulicy, albo na plaży, to sprawdź 5 razy, czy jakość połączenia jest wystarczająca.

WÅ‚Ä…cz kamerÄ™

Komunikacja niewerbalna to bardzo duża część przekazu, uśmiech, grymas na twarzy, czy gestykulacja nie raz mówią więcej niż pół godziny słownego wywodu. Włączając kamerę na pewno poprawisz efektywność spotkania online.

Znajdź kadr

Najlepiej usiąść tyłem do ściany/regału. Stałe tło nie rozprasza rozmówców i będą mogli się skupić na tym co mówisz, a nie np. na Twoim dziecku rzucającym klockami na drugim planie.

Bądź na czas

Przyjdź punktualnie! To jest bardzo ważne. W Internecie 25-minutowy kwadrans studencki nie obowiązuje. Jeśli umawiasz się na 10.30, to bądź dokładnie o 10.30. Postaw się na miejscu Twoich rozmówców: siedzą przed monitorem, nienaturalnie patrzą w kamerę, mają włączony mikrofon i dookoła siebie najpewniej rozgrzebaną robotę, a dzięki Tobie marnują czas czekając aż się pojawisz. Co więcej! Nie są pewni, czy się w ogóle pojawisz, bo nie dość, że nie ma Cię w pokoju spotkania online, to jeszcze reszta komunikatorów milczy na temat Twoich losów.

Wyłącz dźwięki w telefonie

I znowu… Przychodząc na prawdziwe spotkanie pamiętasz o tym, żeby wyłączyć dźwięki w telefonie. Zrób to samo na spotkaniu online. Słyszenie co chwilę dźwięków powiadomień nie ułatwia rozmowy.

Operuj mikrofonem, używaj słuchawek

Echa, niespodziewanego szczekania psa, czy innych niezidentyfikowanych dźwięków podczas spotkania online da się bardzo łatwo uniknąć. Po pierwsze: używaj słuchawek. Słuchawki podczas rozmowy przez Internet nie są dla Ciebie. One są dla Twoich rozmówców. Dzięki temu, że używasz słuchawek tylko Ty możesz słyszeć, co rozmówcy do Ciebie mówią. Twój mikrofon tego nie słyszy, a więc nie tworzy nieprzyjemnego echa. Po drugie: operuj mikrofonem. W dobrym tonie jest wyłączanie mikrofonu, kiedy nie mówisz. W ten sposób, nawet jeśli nie masz słuchawek, nie przekazujesz echa rozmowy do pokoju spotkaniowego, ale też nie narażasz wszystkich na słuchanie psów zza okna, dzieci z pokoju obok i remontu z piętra wyżej.

Przestań gadać!

Ranking na najbardziej wkurzające zachowanie podczas rozmów online wygrało: przerywanie innym. Przerywanie sobie, w programach do spotkań bez kamer często istnieje opcja chęci zainicjowania dialogu albo pytania i nie ma potrzeby przerywać prowadzącemu wytrącając go z rytmu wypowiedzi.