Wie führt man ein Online-Meeting durch?

Durch das Coronavirus wurden viele Aktivitäten in das Netzwerk verlagert und das wird wohl auch noch einige Zeit so bleiben. Dies gilt auch für Besprechungen: interne Besprechungen, z.B. Teambesprechungen, Planungen, Vorstandssitzungen oder externe Besprechungen, z.B. Gespräche mit Projektpartnern, Organisationen, mit denen unsere Stiftung oder unser Verein zusammenarbeitet.

Die Teilnahme an Online-Meetings kann ermüdend sein: technische Probleme mit der Verbindung, viele Personen, die gleichzeitig sprechen, schwieriges Mimiklesen. Die Reduzierung direkter sozialer Kontakte und die Notwendigkeit, mit anderen über Anwendungen zu interagieren, haben bei einigen Menschen sogar das sogenannte Fernermüdungssyndrom (Zoom fatigue syndrome) hervorgerufen.

Hier finden Sie unsere bewährten Methoden zur Vorbereitung auf ein Online-Meeting:

Lernen Sie den Umgang mit dem Gerät

Vergewissern Sie sich zunächst, dass Sie das richtige Programm installiert haben und es einschalten können. Prüfen Sie, ob Ihr Mikrofon und Ihr Kopfhörer funktionieren. Tun Sie dies unbedingt, bevor Sie sich online treffen: Ersparen Sie Ihren Gesprächspartnern die Zeit, Ihnen dabei zuzusehen, wie Sie mit den Toneinstellungen Ihres Systems kämpfen.

Schließen Sie sich ans Internet.

Internet. Offensichtlich? Na, klar! Aber wie es sich herausstellt, nicht für jedermann. Wenn Sie sich mit jemandem für ein Gespräch im Internet verabreden, sollten Sie überprüfen, ob Ihr Anschluss auch wirklich funktioniert. Der Messenger-Chat funktioniert unter allen Bedingungen. Eine Übertragung von Ton und Bild funktioniert nicht unbedingt. Wenn Sie also von zu Hause aus telefonieren, haben Sie wahrscheinlich eine stabile Verbindung zum Netzwerk, aber wenn Sie sich in einem Café, auf der Straße oder am Strand befinden, prüfen Sie fünfmal, ob die Qualität der Verbindung ausreichend ist.

Schalten Sie die Kamera ein.

Nonverbale Kommunikation ist ein sehr großer Teil der Botschaft, ein Lächeln, eine Grimasse im Gesicht oder Gesten erzählen oft mehr als eine halbe Stunde verbaler Ausführungen. Wenn Sie die Kamera einschalten, können Sie die Effektivität des Online-Meetings verbessern.

Finden Sie einen Bildausschnitt.

Setzen Sie sich am besten mit dem Rücken zur Wand / zum Bücherregal. Der konstante Hintergrund lenkt die Gesprächspartner nicht ab und sie können sich auf das konzentrieren, was Sie sagen, und nicht darauf, dass Ihr Kind im Hintergrund mit Bauklötzen wirft.

Seien Sie pünktlich

Kommen Sie pünktlich! Das ist sehr wichtig. Im Internet gilt das 15-minütige akademische Viertel nicht. Wenn Sie einen Termin um 10.30 Uhr haben, seien Sie genau um 10.30 Uhr da. Versetzen Sie sich in die Lage Ihrer Gesprächspartner: Sie sitzen vor dem Monitor, starren unnatürlich in die Kamera, ihr Mikrofon ist eingeschaltet und sie sind wahrscheinlich mit der Arbeit um sie herum beschäftigt, und dank Ihnen vergeuden sie ihre Zeit mit dem Warten auf Sie. Und noch mehr! Sie sind sich nicht sicher, ob Sie überhaupt erscheinen werden, denn Sie sind nicht nur nicht im Online-Meeting-Raum, sondern auch der Rest der Kommunikatoren schweigt über Ihr Schicksal.

Schalten Sie die Telefontöne aus.

Und wieder… Wenn Sie zu einer echten Besprechung kommen, denken Sie daran, die Töne Ihres Telefons auszuschalten. Machen Sie das Gleiche in einem Online-Meeting. Ab und zu Benachrichtigungstöne zu hören, macht das Gespräch nicht einfacher.

Bedienen Sie das Mikrofon und verwenden Sie Kopfhörer

Es ist einfach, Echos, unerwartetes Hundegebell und andere nicht identifizierbare Geräusche zu vermeiden, wenn Sie sich online treffen. Erstens: Verwenden Sie Kopfhörer. Kopfhörer beim Sprechen im Internet sind nicht für Sie. Sie sind für Ihre Gesprächspartner. Dank der Tatsache, dass Sie Kopfhörer verwenden, können nur Sie hören, was Ihre Gesprächspartner zu Ihnen sagen. Ihr Mikrofon kann es nicht hören und erzeugt daher kein unangenehmes Echo. Zweitens: Bedienen Sie das Mikrofon. Es ist gut, das Mikrofon auszuschalten, während Sie nicht sprechen. Selbst wenn Sie keinen Kopfhörer haben, übertragen Sie auf diese Weise nicht das Echo des Gesprächs in den Besprechungsraum, Sie setzen aber nicht jeden dem Hören von Hunden aus dem Fenster, Kindern im Nebenzimmer und Renovierungen aus dem Nebezimmer oder von der Etage oben aus.

Hör auf zu reden!

Das Ranking für das nervigste Verhalten bei Online-Gesprächen gewann das Unterbrechen anderer. Einander unterbrechen: In kameralosen Besprechungsprogrammen besteht häufig die Möglichkeit, einen Dialog oder eine Frage zu initiieren, und es ist nicht erforderlich, den Moderator zu unterbrechen, indem er oder sie gestört wird.